Information für Beschäftigte nach Art. 13 DSGVO zur Datenverarbeitung in der internen Anwendung „Laufzettel"
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Schwellenwerte (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG) nicht erreicht werden. Anfragen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an den Verantwortlichen.
Dieser Hinweis betrifft die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten bei der Nutzung dieser internen Betriebsanwendung. Für die Verarbeitung von Kundendaten gelten gesonderte Informationen gegenüber den Kundinnen und Kunden.
| Zweck | Daten | Rechtsgrundlage | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Benutzerkonto & Anmeldung | Benutzername, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Rolle | § 26 Abs. 1 BDSG (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses) | Dauer des Beschäftigungsverhältnisses |
| Sicherheitsprotokolle | Anmeldezeitpunkte, Benutzername, IP-Adresse. Bei erfolgreicher Anmeldung wird die IP-Adresse gekürzt gespeichert (letzter Block entfernt); bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen und sicherheitsrelevanten Ereignissen wird sie vollständig gespeichert, um Angriffe abwehren zu können. | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Systemsicherheit, Missbrauchsabwehr) | 30 Tage (tägliche Log-Rotation) |
| Urlaubs- & Überstundenverwaltung | Anträge, Salden, Genehmigungen, Abwesenheitszeiten | § 26 Abs. 1 BDSG | Beschäftigungsverhältnis zzgl. gesetzlicher Aufbewahrungsfristen |
| Tätigkeitsnachweise (Audit-Trail) | Benutzername an Geschäftsvorgängen (z. B. Erfassung, Statuswechsel, Freigaben) | § 26 Abs. 1 BDSG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 238, 257 HGB, § 147 AO | 6–10 Jahre (handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung) |
Diese Anwendung setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) — eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich:
Es findet kein Tracking statt; es werden keine Analyse- oder Drittanbieter-Cookies gesetzt. Der lokale Browser-Speicher (localStorage/sessionStorage) wird ausschließlich funktional genutzt (z. B. Formular-Entwürfe, Foto-Zwischenspeicher) und verbleibt auf Ihrem Gerät.
Die Anwendung wird auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland) betrieben. Hetzner ist der einzige Dienstleister, der Beschäftigtendaten dieser Anwendung verarbeitet (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung von Beschäftigtendaten in Drittländer findet nicht statt.
Darüber hinaus bindet die Anwendung Dienstleister ein, die ausschließlich Geschäfts- und Kundendaten verarbeiten — etwa für Belegversand, Rechnungsstellung oder Marktrecherche. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO:
Soweit dabei Daten in ein Drittland übermittelt werden (Anthropic PBC, USA), ist dies durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert. Beschäftigtendaten sind davon nicht betroffen. Erscheint der Name einer beschäftigten Person in einem Geschäftsdokument (etwa als bearbeitende Person auf einem Beleg), beschränkt sich die Weitergabe auf diese Angabe.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Die in der Anwendung eingesetzten KI-Funktionen werten ausschließlich Geschäftsvorgänge aus (z. B. Kundenangaben aus Freitext, Uhrenbeschreibungen) und treffen keine Entscheidungen über Beschäftigte.
Die Protokollierung von Bearbeitungsschritten dient der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen sowie den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten. Eine Verhaltens- oder Leistungskontrolle von Beschäftigten findet nicht statt und ist mit diesen Daten auch nicht beabsichtigt.
Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte zu:
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die LDI NRW — Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.
Stand: August 2026